В совете федерации запущено поточное сканирование документов

23 октября 2006

smart

1 декабря 2004 года в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива Аппарата Совета Феде-рации введён в умелую эксплуатацию участок поточного сканирования документов. Бумажные документы, зарегистрированные в совокупности электронного документооборота верхней палаты парламента «ДЕЛО-ТСФ», проходят распознавания и процедуры сканирования. Полученные в следствии этого электронные документы в автоматическом режиме заносятся в совокупность и без промедлений направляются в подразделения Совета и соответствующие службы Федерации для предстоящей работы с ними.

Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала вероятной на базе инте-грации совокупности «ДЕЛО-ТСФ», реализованной на базе версии 8.5.3 совокупности «ДЕЛО» компании ЭОС, встроенной оп-ции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.

Отметим, что переход органов власти на электронный документооборот есть одним из приоритетных направлений ФЦП Электронная Российская Федерация. Так каждый год в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Но сканированию до тех пор пока подлежат только самые важные из них, в частности материалы совещаний: распоряжения, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов.

В большинстве случаев, все они ставятся на контроль в Секретариате Начальника Аппара-та верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, трудящиеся с сис-темой «ДЕЛО-ТСФ», пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что до-вольно трудоёмко если сравнивать с поточным сканированием.

В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, любой из них освоил поточное сканиро-вание. Громаднейшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в совокупности «ДЕЛО-ТСФ» и яркого сканирования поделены.

На протяжении регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), что укладывается поверх документа. Подготовленные так наборы в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы машинально сканируются в двухстороннем режиме и – в виде файлов графических и текстовых форматов – прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов совокупности.

В обязанности сотрудников отдела входит кроме этого визуальный контроль корректности исполнения процедур ска-нирования и распознавания текстов документов. Наряду с этим нет необходимости выверять текст дословно. Файлы ин-дексируются, что разрешает в будущем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям совокупности параметрам.

Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя собственными классическими маршрутами.

Умелая эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до Января этого года. В будущем же, по окончании анализа её результатов, его эффективности простоты и оценки процесса с позиций освоения делопроизвод-ственным специалистами и персоналом технологических работ, будет введён в воздействие подобный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, отправки и учёта корреспонденции.

Это разрешит сканировать все исходящие и входящие документы, каковые не являются тайными. Помимо этого, в архиве Совета Федера-ции планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов – для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.